日本の企業が外国の大学生をインターンシップとして受け入れる場合、特定活動・インターンシップという在留資格を申請することになります。（以下、報酬を出すケースを前提としてご説明いたします）
法務省のホームページには申請時の提出書類について書かれています。しかし、全ての書類を揃えて入国管理局に提出したとしても、後日以下のような追加資料の提出依頼が来る可能性があります。
- 外国人従業員の従業員リスト （氏名、国籍、在留資格、在留カード番号、現在従事している業務について記載したもの） 但し、外国人従業員がいない場合は要請されないはずです。
- 通訳人の使用の有無について 使用するのであれば、氏名、国籍、外国人であれば在留資格、在留カード番号も記載します。
- 指導方法の詳細について説明した文書 「方法」ですので、誰がどのような指導を行うのかについて記載します。レクチャーなのか、現場で実地指導なのかも含めて記載します。
- 指導員の有無について 指導員がいる場合は、指導員の氏名、国籍、従事している業務は必ず記載します。
- 勤務に係るシフト表について インターンシップ開始から3ヶ月分ほどのインターン生のシフト表です。
- 語学能力のわかるもの 日本語を使用して活動させる場合、日本語能力試験等を受験しているのであれば、合格証明書の写しを提出します。合格証明書がない場合は、大学で日本語を選択しているのであればそのその科目の成績証明書でも構いません。
- インターンシップの評価方法を説明した文書 受入企業がインターン生の活動をどのように評価するのかを記載したものですが、評価表があるならばその写しも提出します。
- 実務研修で使用する言語について説明した文書
尚、作成した文書には、作成年月日及び作成者の署名を記載します。
従いまして、申請時の提出書類にはじめから添付しておくか、追加提出依頼が来た時のために、あらかじめ用意しておくことをお勧めします。尚、追加資料の提出期限は2週間ほどです。提出期限までに提出しない場合については、やむを得ず提出期限を超過する場合は提出期限日までに入国管理局に連絡する必要があったり、期限内に提出できない理由書の提出を求められたり、既に提出された資料のみによって許可か不許可を決定されたりしますので、十分注意が必要です。